Politică de Confidențialitate

1. Aplicabilitate

Prezenta politică se aplică datelor prelucrate prin site, formulare de înscriere, formulare de contact, plăți online, e-mail, telefon și canalele oficiale ale evenimentelor administrate comercial prin RING ARTE MEDIA SRL.

Pentru un anumit festival, concurs, proiect sau eveniment pot exista informații suplimentare privind protecția datelor. Acestea completează prezenta politică și sunt comunicate prin pagina dedicată, formularul de înscriere sau regulamentul aplicabil.

2. Operatorul și rolurile entităților implicate

RING ARTE MEDIA SRL stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor pentru administrarea site-ului, furnizarea serviciului comercial de înscriere și participare, procesarea plăților, emiterea facturilor, evidențele contabile, relația cu clientul și soluționarea cererilor ori reclamațiilor.

Atunci când un eveniment este organizat sau coorganizat de o entitate distinctă, aceasta poate prelucra datele necesare organizării artistice, tehnice și logistice în calitate de operator independent sau, dacă stabilește împreună cu RING ARTE MEDIA SRL scopurile și mijloacele prelucrării, în calitate de operator asociat. Identitatea și rolul concret al entității sunt indicate în documentele evenimentului.

Dacă entitățile implicate acționează ca operatori asociați, responsabilitățile lor privind respectarea legislației și exercitarea drepturilor persoanelor vizate sunt stabilite potrivit art. 26 din Regulamentul (UE) 2016/679, iar informațiile esențiale privind această organizare sunt puse la dispoziție persoanelor vizate.

„Echipa organizatorică” nu reprezintă, prin ea însăși, un operator distinct. Membrii echipei accesează și utilizează datele numai în limitele atribuțiilor lor, prin canalele oficiale ale evenimentului și sub autoritatea entității sau entităților implicate.

3. Principiile prelucrării

Datele cu caracter personal sunt prelucrate astfel încât să fie:

• utilizate în mod legal, echitabil și transparent;
• colectate pentru scopuri determinate, explicite și legitime;
• adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar;
• corecte și, atunci când este necesar, actualizate;
• păstrate numai atât timp cât este necesar;
• protejate prin măsuri tehnice și organizatorice rezonabile.

4. Categoriile de persoane vizate

Prezenta politică poate privi, după caz:

• vizitatorii site-ului ringartemedia.ro;
• participanții și concurenții adulți;
• participanții minori;
• părinții, tutorii și reprezentanții legali;
• persoanele care completează formularele de înscriere;
• clienții și plătitorii, persoane fizice sau juridice;
• profesorii coordonatori și reprezentanții cluburilor ori școlilor;
• artiștii, membrii juriului, colaboratorii, furnizorii și partenerii;
• persoanele care ne contactează sau formulează solicitări și reclamații.

5. Datele cu caracter personal prelucrate

În funcție de formular și de eveniment, pot fi prelucrate:

• Date ale participantului: nume, prenume, data nașterii, vârsta, localitatea și județul, secțiunea, categoria, tipul participării, titlul momentului artistic, durata și alte informații necesare înscrierii.
• Date ale persoanei care face înscrierea: nume, prenume, calitatea de participant adult, părinte, tutore sau reprezentant legal, adresă de e-mail și număr de telefon.
• Date privind profesorul sau instituția: numele profesorului coordonator, clubul, școala, instituția ori organizația de proveniență, atunci când aceste informații sunt furnizate.
• Date de facturare: numele sau denumirea clientului, adresa, precum și datele fiscale ale persoanei juridice, dacă este cazul. CNP-ul nu este solicitat în mod obișnuit prin formularul de înscriere.
• Date privind plata: suma, data, identificatorul tranzacției, statusul plății și informațiile necesare identificării ori restituirii acesteia. RING ARTE MEDIA SRL nu colectează și nu stochează datele complete ale cardului bancar.
• Date privind participarea: programarea, ordinea intrării, prezența, punctajele, rezultatele, premiile, diplomele și comunicările organizatorice.
• Fișiere și materiale: negative, fișiere audio, fotografii, înregistrări video, documente și metadatele acestora, atunci când sunt transmise pentru înscriere sau desfășurarea evenimentului.
• Imagine și voce: fotografii și înregistrări audio-video realizate în cadrul evenimentelor.
• Date de comunicare: mesajele, solicitările, reclamațiile, confirmările și informațiile privind expedierea acestora.
• Date tehnice: adresa IP, tipul dispozitivului, browserul, paginile accesate și datele colectate prin cookie-uri, potrivit Politicii de Cookie-uri.

Nu solicităm în mod obișnuit date privind sănătatea sau alte categorii speciale de date. Dacă o persoană comunică asemenea informații pentru accesibilitate, siguranță ori o nevoie justificată, acestea vor fi utilizate numai în limita necesară și pe baza unui temei juridic adecvat.

6. Sursele datelor

Datele sunt obținute, în principal:

• direct de la persoana care completează formularul;
• de la părintele, tutorele sau reprezentantul legal al minorului;
• de la participantul adult, client sau plătitor;
• de la organizatorul, coorganizatorul sau echipa organizatorică;
• de la profesor, club, școală ori instituție, atunci când transmit legal o înscriere;
• de la procesatorul de plăți, bancă sau furnizorul de facturare;
• din corespondență și din utilizarea site-ului.

Persoana care transmite datele altcuiva declară că are dreptul să le furnizeze și că informațiile sunt reale, corecte și actuale.

7. Scopurile și temeiurile prelucrării

7.1. Înscrierea și participarea

Datele sunt utilizate pentru primirea și verificarea formularului, stabilirea eligibilității, rezervarea locului, includerea în program, comunicarea instrucțiunilor, organizarea evoluției, jurizare, rezultate, diplome și premii.

Temei juridic: demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea contractului și executarea contractului.

7.2. Plata, facturarea și evidențele contabile

Datele sunt utilizate pentru procesarea și identificarea plății, emiterea și transmiterea facturii, restituirea sumelor, evidențe contabile și îndeplinirea obligațiilor fiscale.

Temei juridic: executarea contractului și îndeplinirea obligațiilor legale.

7.3. Comunicarea și confirmarea înscrierii

Datele de contact sunt utilizate pentru confirmarea înscrierii, program, modificări, cerințe tehnice, anulări, reprogramări, solicitări și informații strict legate de serviciul ales.

Temei juridic: executarea contractului și interesul legitim de a administra corect evenimentul și relația cu participantul.

7.4. Securitate, prevenirea abuzurilor și apărarea drepturilor

Datele pot fi utilizate pentru securitatea site-ului, prevenirea fraudelor, investigarea incidentelor, soluționarea reclamațiilor și constatarea, exercitarea ori apărarea unor drepturi.

Temei juridic: interes legitim și, după caz, obligații legale.

7.5. Fotografii, filmări și promovare

Imaginile și înregistrările pot fi utilizate în condițiile descrise la capitolul 11, în baza consimțământului, a interesului legitim sau a altui temei juridic aplicabil, în funcție de context și de tipul utilizării.

7.6. Date speciale furnizate pentru accesibilitate sau siguranță

Dacă sunt comunicate informații privind sănătatea ori nevoi speciale, acestea pot fi prelucrate numai în limita necesară, de regulă pe baza consimțământului explicit sau a unui alt temei prevăzut de lege.

8. Confirmări și comunicări organizatorice

Confirmarea acceptării înscrierii poate fi transmisă de echipa organizatorică prin adresa oficială de e-mail a festivalului, concursului, proiectului sau evenimentului ori printr-o altă adresă comunicată prin site, formular sau regulament.

Pentru transmiterea confirmării și a informațiilor organizatorice, membrii autorizați ai echipei pot avea acces la numele participantului, datele de contact ale persoanei care a făcut înscrierea, evenimentul, secțiunea, categoria, statusul plății și celelalte date strict necesare.

Adresa oficială a evenimentului poate fi administrată de organizator, coorganizator sau de persoane autorizate ale echipei. Utilizarea acestei adrese nu schimbă rolul RING ARTE MEDIA SRL privind plata, facturarea și administrarea comercială a serviciului.

Copia mesajelor și datele privind expedierea pot fi păstrate pentru dovedirea comunicării, retransmiterea confirmării și soluționarea eventualelor neclarități sau reclamații.

9. Datele minorilor

Înscrierea unui minor este realizată de părinte, tutore ori reprezentant legal sau cu acordul acestuia, potrivit condițiilor evenimentului.

Datele minorului sunt limitate la ceea ce este necesar pentru stabilirea categoriei, organizarea participării, comunicare, siguranță, jurizare, rezultate, diplome și celelalte activități prevăzute de regulament.

Persoana care înscrie minorul confirmă că are dreptul să transmită datele și să formuleze opțiunile ori acordurile solicitate. Pentru utilizările individuale sau proeminente ale imaginii minorului poate fi solicitat un acord distinct.

Solicitările privind datele minorului pot fi formulate de reprezentantul legal și, atunci când este adecvat, cu luarea în considerare a vârstei și maturității minorului.

10. Fișiere și materiale artistice

Pentru desfășurarea evenimentului pot fi solicitate negative, fișiere audio, înregistrări, fotografii ori documente. Acestea sunt utilizate pentru verificarea înscrierii, pregătirea tehnică, programare și desfășurarea momentului artistic.

Materialele pot fi accesate numai de persoanele care au nevoie de ele pentru activitatea administrativă, artistică sau tehnică. Ele pot fi transmise către furnizorii tehnici implicați, în limita necesară prestației acestora.

Materialele operaționale care nu trebuie păstrate din motive legale, contractuale sau probatorii sunt șterse periodic după finalizarea evenimentului. Transmiterea lor nu transferă drepturile de autor sau drepturile conexe către RING ARTE MEDIA SRL.

11. Fotografii, înregistrări și imagine

În cadrul evenimentelor pot fi realizate fotografii și înregistrări audio-video pentru documentare, arhivă, raportări, informarea publicului și promovarea activităților culturale și artistice.

Cadrele generale și imaginile de ansamblu pot fi utilizate, după o evaluare a intereselor și drepturilor persoanelor vizate, în baza interesului legitim al organizatorului de a documenta și comunica public activitatea.

Pentru portrete, interviuri, testimoniale, materiale în care o persoană este elementul central sau utilizări promoționale individuale, se poate solicita consimțământ distinct. În cazul minorilor, acordul este solicitat părintelui, tutorelui sau reprezentantului legal, atunci când este necesar.

Consimțământul poate fi retras pentru viitor. Retragerea nu afectează legalitatea utilizărilor anterioare și poate să nu permită eliminarea imediată din materiale deja tipărite, publicate, distribuite sau incluse în arhive justificate, însă vor fi luate măsuri rezonabile pentru utilizările viitoare.

12. Comunicări comerciale și marketing

Mesajele necesare înscrierii, plății, facturării și participării sunt comunicări operaționale și nu reprezintă marketing.

Comunicările privind alte evenimente, proiecte sau servicii sunt transmise prin e-mail ori mesaje electronice numai în condițiile legii și, atunci când este necesar, pe baza consimțământului.

Consimțământul pentru marketing poate fi retras în orice moment printr-o solicitare transmisă la contact@ringartemedia.ro sau prin mecanismul de dezabonare, dacă este disponibil.

13. Cookie-uri și date tehnice

Site-ul poate utiliza cookie-uri strict necesare, funcționale, de analiză sau alte tehnologii similare. Cookie-urile care nu sunt strict necesare sunt utilizate potrivit opțiunilor exprimate prin mecanismul de consimțământ disponibil pe site.

Informațiile privind tipurile de cookie-uri, furnizorii, scopurile și durata acestora sunt prezentate în Politica de Cookie-uri .

14. Destinatarii datelor

Datele pot fi accesate sau transmise, în limita necesară, către:

• persoanele autorizate din cadrul RING ARTE MEDIA SRL;
• organizatorul, coorganizatorul și membrii autorizați ai echipei organizatorice;
• membrii juriului, numai pentru datele necesare evaluării și desfășurării concursului;
• furnizorii de găzduire, mentenanță, formulare, stocare și servicii de e-mail;
• NETOPIA Payments și instituțiile implicate în procesarea plății;
• furnizorii de facturare, contabilitate și consultanță fiscală;
• furnizorii tehnici, foto-video și de producție implicați în eveniment;
• consultanți juridici, auditori și alți specialiști, dacă este necesar;
• autorități publice, instanțe și organe de control, atunci când legea impune sau permite;
• publicul, numai pentru datele și materialele publicate în condițiile acestei politici.

Furnizorii care prelucrează date în numele operatorului sunt selectați astfel încât să ofere garanții adecvate și sunt supuși obligațiilor contractuale aplicabile privind confidențialitatea și securitatea.

15. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Anumiți furnizori de servicii digitale, e-mail, analiză, stocare, comunicare sau promovare pot prelucra date și în afara Spațiului Economic European.

Dacă are loc un asemenea transfer, acesta se realizează pe baza unui mecanism recunoscut de legislația aplicabilă, precum o decizie de adecvare, clauze contractuale standard sau alte garanții corespunzătoare.

16. Perioadele de păstrare

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate și pentru respectarea obligațiilor legale.

• datele înscrierii și comunicările organizatorice sunt păstrate, de regulă, pe durata evenimentului și ulterior atât timp cât este necesar pentru reclamații, evidență și apărarea drepturilor;
• facturile și documentele justificative sunt păstrate pentru perioada prevăzută de legislația contabilă și fiscală, în mod obișnuit 5 ani;
• fișierele artistice și materialele tehnice sunt șterse periodic după finalizarea evenimentului, dacă nu există un motiv justificat pentru păstrarea lor;
• datele utilizate exclusiv pentru marketing sunt păstrate până la retragerea consimțământului sau până când scopul nu mai este actual;
• fotografiile și înregistrările pot fi păstrate în arhiva evenimentului atât timp cât scopul de documentare ori promovare rămâne legitim, cu respectarea drepturilor persoanelor vizate;
• datele privind solicitările și litigiile sunt păstrate până la soluționare și, după caz, pe durata termenelor legale aplicabile.

La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate, după caz.

17. Securitatea datelor

Sunt aplicate măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau distrugerii.

Accesul este limitat la persoanele care au nevoie de date pentru atribuțiile lor. Membrii echipei organizatorice și colaboratorii trebuie să păstreze confidențialitatea și să utilizeze datele numai pentru scopurile comunicate.

Nicio transmitere sau stocare electronică nu este complet lipsită de riscuri. Persoanele sunt încurajate să nu transmită date speciale sau copii ale documentelor de identitate decât atunci când acestea sunt solicitate în mod justificat printr-un canal oficial.

18. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile GDPR, persoanele vizate pot beneficia de:

• dreptul de acces la date și la informațiile privind prelucrarea;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• dreptul la ștergere, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, în cazurile prevăzute de lege;
• dreptul de opoziție față de prelucrările bazate pe interes legitim;
• dreptul de retragere a consimțământului pentru viitor;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, în condițiile legii;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere.

Solicitările pot fi trimise la contact@ringartemedia.ro. Pentru protejarea datelor, pot fi solicitate informații necesare verificării identității și a calității în care este formulată cererea.

Răspunsul este transmis, de regulă, în cel mult o lună de la primirea solicitării. Termenul poate fi prelungit cu încă două luni în situațiile permise de GDPR, cu informarea persoanei vizate.

Atunci când datele sunt prelucrate și de un organizator distinct, cererea poate fi transmisă și prin canalul oficial indicat pentru eveniment. Entitățile implicate vor coopera pentru soluționarea cererii potrivit rolurilor lor.

19. Solicitări și plângeri

Pentru întrebări sau nemulțumiri privind prelucrarea datelor, recomandăm contactarea inițială a RING ARTE MEDIA SRL la contact@ringartemedia.ro.

Persoana vizată are dreptul să depună o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

20. Actualizarea politicii și contact

Prezenta politică poate fi actualizată pentru a reflecta modificări legislative, tehnice, organizatorice sau ale serviciilor. Versiunea actualizată este publicată pe ringartemedia.ro și se aplică de la data indicată în partea de sus a paginii.

Pentru orice solicitare privind această politică sau datele cu caracter personal, puteți utiliza datele de mai jos: